Une instruction interministérielle du 4 janvier 2019 est venue apporter plusieurs précisions sur les modalités de versement de la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat issue de la loi du n°2018-1213 du 24 décembre 2018, votée en réaction au mouvement nationale des gilets jaunes.

Si la prime conserve un caractère facultatif pour les employeurs, son versement ouvrant droit au bénéfice d’avantages sociaux et fiscaux nécessite en effet de respecter plusieurs règles.

1.   Déterminer les salariés bénéficiaires de la prime

Quels sont les salariés éligibles à la prime exceptionnelle ouvrant droit à exonération ?

L’ensemble des salariés sont éligibles à la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat dès lors qu’ils disposent d’un contrat de travail au 31 décembre 2018, ou à la date de versement de la prime si celle-ci est antérieure. Dans ce dernier cas, elle aura dû être versée au plus tôt le 14 décembre 2018 pour ouvrir droit à exonération.

Cependant, seuls les salariés dont la rémunération annuelle pour 2018 est inférieure à trois fois la valeur annuelle du SMIC brut sont éligibles au régime d’exonération.

Les apprentis, ainsi que les mandataires sociaux titulaires d’un contrat de travail, sont également éligibles au versement de la prime.

Est-il possible de réserver le bénéfice de la prime à une catégorie de salariés ?

Oui. Le bénéfice de la prime ne peut cependant être réservé qu’à une partie des salariés en application d’un plafond de rémunération librement déterminé par l’employeur.

L’application de ce plafond, indépendant du plafond d’exonération de la prime, doit avoir pour objectif de réserver le bénéfice de la prime aux plus faibles niveaux de rémunération de l’entreprise.

Il n’est donc pas possible de réserver le bénéfice de la prime aux salariés dont la rémunération est supérieure à un certain niveau, ou encore à une catégorie professionnelle de salariés.

La prime peut-elle être versée aux mandataires sociaux ?

Oui. Seuls les mandataires sociaux titulaires d’un contrat de travail peuvent cependant bénéficier du versement de la prime avec le bénéfice du régime d’exonération.

En l’absence de contrat de travail, le versement de la prime devient facultatif et son versement n’ouvre pas droit au bénéfice des exonérations sociales et fiscales

2.    Déterminer le montant de la prime

L’employeur peut-il librement fixer le montant de la prime ?

Oui. Néanmoins, le montant exonéré de charges sociales et d’impôts est limité à 1.000 euros.

En cas de versement d’une prime supérieure, la partie excédant ce seuil est réintégré dans l’assiette de cotisations, contributions, impôts et taxes.

Le montant de la prime peut-il varier entre les salariés ?

Oui. Le montant de la prime peut être modulé sur la base de critères tels que le niveau de rémunération, de qualification et de classification, de la durée contractuelle de travail ou de la présence effective du salarié sur l’année 2018, avec la possibilité de combiner plusieurs critères.

En revanche, il n’est pas possible de lier le déclenchement de la prime à une ancienneté minimum, tous les salariés présents à l’effectif à la date de versement devant en bénéficier.

Est-il possible d’optimiser socialement et fiscalement le versement des primes de fin d’année sous couvert du dispositif prime de pouvoir d’achat ?

Non. La prime exceptionnelle ne peut se substituer à aucun élément de rémunération, à aucune augmentation salariale, prime conventionnelle ou contractuelle, ni se substituer à aucun élément de rémunération versés par l’employeur en vertu des usages en vigueur dans l’entreprise ou devenus obligatoires en vertu de règles légales ou contractuelles.

À cet égard, le versement de primes exceptionnelles les deux années précédentes aura valeur d’usage pour le contrôle du principe de non-substitution.

De même, elle ne peut pas se substituer ou venir en diminution des primes habituelles telles que les primes de treizième mois, de congés ou de vacances, de Noël ou toute autre prime versée obligatoirement ou habituellement par l’employeur, des primes au titre des résultats de l’entreprise ou du salarié, même lorsque leur montant n’est pas déterminé à l’avance.

Toutefois, dans ce cas, la prime exceptionnelle dont le montant excède la moyenne, par salarié, du niveau de prime versé au titre des deux années précédentes peut être éligible à l’exonération. Les sommes correspondantes doivent faire l’objet d’une identification spécifique comme prime exceptionnelle.

3.   Mettre en œuvre la décision de versement de la prime

Quelle forme doit prendre la décision de versement de la prime ?

Le principe de versement de la prime et ses conditions d’attribution font l’objet d’un accord d’entreprise conclu selon les modalités prévues pour les accords d’intéressement : accord collectif négocié avec les délégués syndicaux, accord avec les représentants des syndicats représentatifs dans l’entreprise, accord avec le comité social et économique ou le comité d’entreprise, ratification d’un projet d’accord à la majorité des 2/3 du personnel.

Cet accord doit être déposé à la DIRECCTE via la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.

La négociation d’un accord collectif n’est cependant pas obligatoire : les modalités de versement de la prime peuvent en effet être prévues par une décision unilatérale de l’employeur (DUE) arrêtée avant le 31 janvier 2019.

Cette DUE devra faire l’objet d’une information du comité social et économique, du comité d’entreprise, des délégués du personnel ou de la délégation unique du personnel au plus tard le 31 mars 2019.

Une information individuelle des salariés est également recommandée, notamment en l’absence de représentants du personnel.

Quelles sont les modalités de versement de la prime ?

La prime doit être versée au plus tard le 31 mars 2019.

Il est possible de procéder à une ou plusieurs avances, sous réserve que le solde soit régularisé avant la date susvisée.

La prime exceptionnelle de pouvoir d’achat devra figurer sur le bulletin de salaire du mois de versement.

PVB AVOCATS et son équipe sociale sont à votre disposition pour vous aider à faire le point sur vos obligations et vous assister dans vos démarches.